15+1 Herramientas para Gestión de Proyectos de Marketing

Las herramientas para gestión de proyectos es una tecnología clave para la la eficiencia y el orden dentro de un proyecto tanto tecnológico como de cualquier orden. Administrar los tiempos y los recursos adecuadamente permite priorizar, distribuir y conocer en que momento de la «película» nos encontramos a la hora de abordar un proyecto o una tarea en concreto.

En Marketing digital para tareas en concreto de desarrollo web, SEO, Google Ads, Gestión de contenidos… es imprescindible contar con herramientas para la gstión de proyectos que permitan coordinar cada tarea a desarrollar. Nosotr@s en la agencia donde trabajo (Asiri Marketing) utilizamos algunas de estas herramientas para mejorar nuestro servicio e incluso en algunos aspectos hacer partícipe a nuestros clientes de las tareas que estamos realizando.

¿Por qué los profesionales necesitan herramientas de gestión de proyectos?

Si ya estás utilizando una plataforma de gestión de proyectos, sin duda reconocerás los beneficios que ofrece a los equipos web y a los especialistas en marketing digital este tipo de tecnologías.  Si todavía te las estás apañando sin una, deberías leer con aténción este artículo. ¿Razones? Simplemente la principal razón es porque puede simplificar tu vida y ayudarte a hacer más en menos tiempo.

Algunas de las funciones esenciales que proporciona una buena herramienta para la gestión de proyectos para profesionales son:

• Planificación precisa. Desde una vista panorámica de todas sus campañas hasta información detallada sobre el rendimiento de una palabra clave específica, el software de gestión de proyectos le permite crear planes estructurados .
• Gestión de tareas y tiempos. Ya sea que trabaje solo o como parte de un equipo, las herramientas de PM le permiten asignar tareas y recibir notificaciones sobre ellas, para que pueda trabajar con mayor precisión las horas. Esto también se puede utilizar para generar facturas precisas para sus clientes.
• Asignación de recursos. Un software de gestión de proyectos ofrecerá información de un vistazo sobre adónde van su presupuesto y sus recursos. Útil para cualquier tarea de marketing o de cualquier departamento, para temas de marketing es muy útil si también está publicando anuncios de pago por clic.
• Informes. La mayoría de las plataformas de PM modernas ofrecen paneles y funciones de generación de informes sólidas, de modo que puede generar y analizar datos para mejorar la eficiencia.

Es fácil ver por qué tantos profesionales han recurrido a las plataformas PM para ayudarlos a mantenerse organizados y productivos, pero hay muchas opciones.¿Cómo sabes cuál es el adecuado para ti y tu equipo?

En este artículo he recopilado una lista de algunos de las mejores herramienta para la gestión de proyectos. Aquí te planteo una breve descripción de cada una, incluidos los pros y los contras del uso de estas herramientas:

Las 16 mejores herramientas para gestión de proyectos de Marketing Digital:

1. Asana

Una de mis plataformas favoritas por su versatilidad y por su simplicidad. Esta plataforma basada en la nube proporciona un espacio de trabajo virtual desde el cual tanto tu equipo y como diferentes roles dentro del proyecto pueden ser conocedores del proyecto.

Es útil super útil marketing digital porque le permite establecer y administrar claramente estrategias, objetivos, tareas y expectativas.

Por qué es buena:

• Gestión de tareas:  con la función de formularios, puede crear flujos de trabajo estándar personalizados para tus procesos.
• Flujo de trabajo automatizado: la automatización basada en reglas puede reemplazar las tediosas tareas manuales.
• Funciones de informes: Asana tiene tableros, tablas y gráficos con informes en tiempo real, para que puedas obtener una vista de alto nivel o profundizar en los detalles.
• Gratis para hasta 15 usuarios: Asana tiene un nivel gratuito que pueden usar equipos de 15 o menos. Incluye tareas ilimitadas, mensajes, proyectos y 100 MB de almacenamiento para cada usuario.
• Integraciones: Asana funciona bien con más de otras 100 aplicaciones y plataformas, incluidas Microsoft Office, Dropbox y Salesforce.

Posibles inconvenientes:

• Diseño poco intuitivo:  si nunca has usado Asana antes, puede ser un poco difícil de entender. Sin embargo, una vez que haya dominado la curva de aprendizaje, es bastante fácil de usar.
• Sin funcionalidad de seguimiento de tiempo:  no hay una función de seguimiento de tiempo integrada en esta plataforma. Esto puede causar complicaciones en la facturación de los clientes o la asignación de recursos.
• No es ideal para equipos pequeños:  con una gama de características y capacidades avanzadas, puede ser abrumador para equipos pequeños o proyectos limitados.

 2. Monday.com

Garfield puede odiar los lunes, al contrario de los que hemos podido utilizar esta herramienta. Con un sistema operativo que se puede personalizar según su flujo de trabajo preferido, es una excelente opción para los equipos más pequeños que buscan una herramienta que los ayude a mantenerse al día.

Por qué es buena:

• Interfaz de usuario limpia: Monday.com tiene una interfaz limpia que le permite personalizar su tablero y ampliar los datos en columnas. Puede obtener fácilmente varias vistas de un proyecto, incluidos calendarios, tableros Kanban y garantías.
• Plantillas: Monday.com tiene muchas plantillas para elegir, por lo que probablemente encontrará una que coincida con su flujo de trabajo.
• Notificaciones y comunicación:  esta plataforma agiliza la comunicación del equipo. Los miembros del equipo pueden dejar comentarios sobre tareas o documentos y las partes interesadas pueden recibir notificaciones por correo electrónico.

Posibles inconvenientes:

• Curva de aprendizaje empinada: como muchas plataformas de PM, puede ser un desafío dominar Monday.com. Las tareas más grandes con más comunicación pueden comenzar a volverse un poco difíciles de manejar.
• Carga lenta del tablero: puede tomar algún tiempo para que su tablero de Monday.com se cargue, particularmente en proyectos más grandes donde se debe transferir una gran cantidad de datos desde sus servidores a su computadora.
• Licencias de cliente no incluidas:  si desea invitar a clientes a participar en su espacio de trabajo, deberá comprar una licencia para ellos.

3. Gantt Pro

Durante más de un siglo, los profesionales de PM han estado utilizando los diagramas de Gantt para realizar un seguimiento de los cronogramas de sus proyectos. Esta herramienta permite al equipo la flexibilidad de expandir las capacidades internas y ejecutar cada proyecto al conectarse con autónomos examinados para cada conjunto de habilidades que necesita. GanttPro es una solución de PM basada en la web basada en estos rastreadores visuales.

Por qué es buena:

• Fácilmente comprensible: no es necesario tener un certificado de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de las tareas con GanttPro. Le brinda información de estado en un formato visual fácil de entender.
• Funcionalidad de deshacer: un simple error no tiene por qué descarrilar su proyecto porque esta herramienta guarda su historial y le permite deshacer acciones con CTRL + Z.
• Campos personalizables:  puede crear campos personalizados para cada tarea.

Posibles inconvenientes:

• No hay tantas integraciones: a  diferencia de otras plataformas de PM, GanttPro tiene pocas integraciones con otras aplicaciones.
• Sin herramientas de facturación o facturación: necesitará un programa externo para generar facturas para tus servicios.
• Entrada de fecha manual: el  cambio de fechas para puntos de referencia y finalización del proyecto debe ingresarse manualmente, lo que a algunos usuarios les resulta tedioso.

4. Trello

Trello es una de las plataformas más populares para la gestión de proyectos, utiliza tableros, listas y tarjetas para ayudarlo a mantenerse organizado. Con un plan básico gratuito, es útil para equipos de todos los tamaños.

Por qué es buena:

• Plan básico gratuito: Todo tu equipo puede probar Trello gratis. Si te gusta, hay planes premium disponibles que agregan integraciones, automatización y otras funciones.
• Tableros Kanban intuitivos: el sistema de tarjetas de arrastrar y soltar de Trello facilita el seguimiento del estado de cualquier proyecto.
• Útil para campañas de todos los tamaños:  Trello funciona tan bien para campañas grandes y complejas como para proyectos simples.

Posibles inconvenientes:

• Dependiente de Kanban:  si no le gusta usar tableros Kanban, esta no es la herramienta de PM para usted, ya que la mayor parte de su funcionalidad se basa en ellos.
• Tamaños de carga limitados:  Trello restringe a los usuarios gratuitos a 10 MB de almacenamiento online y a los usuarios pagos a 250 MB. Para la mayoría de los equipos, esto probablemente no sea un problema, pero es posible que difieran.
• Las relaciones de la línea de tiempo no siempre son claras:  Trello no permite que los usuarios manipulen las relaciones para comprender mejor cómo trabajan juntos.

5. Teamwork

Teamwork ofrece una interfaz de arrastrar y soltar con funciones de generación de informes más avanzadas. Teamwork le permite crear cuentas de marca personalizadas, lo cual es útil si está trabajando en más de un cliente.

Por qué es buena:

• Usuarios ilimitados:  puede agregar cualquier número de usuarios a una sola tarea.
• Visión clara del alcance: la vista de tablero de Teamwork facilita la comprensión de lo que sucede con cada proyecto.
• Tareas repetitivas:  Teamwork te permite simplemente copiar cualquier tarea, lo que es especialmente útil para los profesionales.

Posibles inconvenientes:

• Puede ser abrumador: la ventaja es que Teamwork tiene muchas funciones. La desventaja es que todas esas características pueden volverse confusas, especialmente cuando eres un usuario nuevo.
• Sin funcionalidad de chat en la plataforma: deberá usar una aplicación externa para «chatear» con su equipo y/o las partes interesadas.

6. Zoho Projects

Una plataforma basada en la nube, Zoho Projects proporciona la funcionalidad que necesita para administrar varios proyectos a la vez. Puede elegir entre una versión gratuita limitada con funciones básicas y cuatro planes premium con diferentes funciones y límites de usuarios.

Por qué es buena:

• Herramientas de comunicación:  Zoho Project tiene páginas de chat y foros en tiempo real, para que pueda compartir información rápida y fácilmente con su equipo.
• Cronometraje:  si factura a sus clientes por horas, esta plataforma es una buena opción porque tiene una excelente funcionalidad de seguimiento del tiempo.
• Información de un vistazo: Zoho facilita la detección de retrasos, retrasos y cuellos de botella.

Posibles inconvenientes:

• Las características pueden ser abrumadoras:  debido a que ofrece mucha funcionalidad, algunos usuarios pueden sentirse intimidados por esta plataforma PM. También tiene una curva de aprendizaje más pronunciada.
• Inflexible:  puede ser difícil personalizar los proyectos según sus necesidades con esta plataforma.

7. Wrike

Wrike puede ayudarte a simplificar la planificación mientras mantienes tus proyectos en marcha. Los flujos de trabajo personalizables y las amplias opciones de comunicación lo ayudan a reducir los correos electrónicos, las reuniones y las actualizaciones de estado.

Por qué es buena:

• Priorización de tareas: con Wrike, puedes adelantar las tareas críticas para asegurarte de no incumplir los plazos.
• Flujo de trabajo natural: Wrike está estructurado de una manera que la mayoría de la gente encontrará lógica y fácil de usar.
• Funciones avanzadas: la funcionalidad para la gestión de tareas, los diagramas de Gantt y el suministro de noticias en tiempo real están integrados.

Posibles inconvenientes :

• Más caro que algunas opciones:  hay una versión gratuita disponible con funcionalidad limitada, pero los planes premium con más funciones son más caros que otras herramientas de PM.
• Dificultad para incorporar nuevos usuarios:  agregar nuevos usuarios y asignarles tareas debe hacerse manualmente, lo que puede llevar mucho tiempo.
• Puede ser difícil de navegar:  los usuarios que no están familiarizados con Wrike pueden tener dificultades para navegar por los proyectos.

8. SmartSheet

Con herramientas de gestión de proyectos y trabajos, Smartsheet es una plataforma de ejecución de trabajos online que le permite automatizar tareas y generar imágenes en tiempo real, incluidos tableros y diagramas de Gantt.

Por qué es buena:

• Comunicación y colaboración sólidas:  Smartsheet facilita la creación e implementación de planes de comunicación.
• Agregar tareas y dependencias:  Smartsheet tiene un diseño intuitivo que le permite agregar tareas y dependencias con facilidad.
• Tableros personalizados:  configure su tablero para mostrar la información que desea.

Posibles inconvenientes:

• No admite documentos detallados:  los usuarios solo pueden cargar 10 documentos por ticket, lo que puede ser problemático para campañas muy específicas.
• Puede ser demasiado simple para equipos más grandes:  si está supervisando un equipo grande con muchas partes interesadas, es posible que esta plataforma no incluya todas las funciones que desea.

9. Celoxis

Diseñado para ser una plataforma PM todo en uno para organizaciones de nivel empresarial, Celoxis tiene casi todas las funciones que un profesional podría desear. Tiene visibilidad de alto nivel y numerosos informes para ayudar a que sus campañas se mantengan al día y dentro del presupuesto.

Por qué es buena:

• Fácil de usar: Celoxis le brinda las herramientas para profundizar en un proyecto, sin sacrificar la usabilidad. También es fácil de configurar.
• Incluye seguimiento del tiempo, administración de recursos y elaboración de presupuestos: también tiene amplias funciones de informes para mantenerlo al día.
• Buen valor:  Celoxis ofrece la funcionalidad de una plataforma PM de primer nivel al precio de una de nivel medio.

Posibles inconvenientes:

• Sin funcionalidad de facturación o facturación: tendrá que usar un programa externo para facturar a sus clientes.
• Sin versión gratuita:  si está buscando una plataforma PM de uso gratuito para tu equipo, no es esta.

10. ProofHub

ProofHub no tiene tantas funciones como otras plataformas de PM, pero sigue siendo una buena opción. Proporciona un centro centralizado para listas de tareas, flujos de trabajo, calendarios y documentos.

Por qué es buena:

• Todas las herramientas que necesita: ProofHub le brinda todo lo que necesita para la planificación, la colaboración en equipo y la administración.
• Usuarios ilimitados:  Puedes añadir a la plataforma tantas personas como necesites.
• Comunicación:  todas las discusiones se pueden centralizar en un solo lugar gracias a las funciones integradas de chat y uso compartido de documentos.

Posibles inconvenientes:

• Las tareas recurrentes deben ingresarse manualmente:  ProofHub no le brinda la opción de repetir tareas.
• Sin presupuesto:  deberá utilizar una plataforma de terceros para supervisar el presupuesto de tus tareas.

11. ClickUp

ClickUp es una plataforma basada en la nube que combina información empresarial centralizada y herramientas comerciales en un solo lugar. Permite crear y administrar listas de tareas pendientes, flujos de trabajo y programaciones en una variedad de formatos.

Por qué es buena:

• Fácil de usar: ClickUp tiene una curva de aprendizaje corta, lo que significa que usted y su equipo pueden comenzar a beneficiarse de él más rápido.
• Múltiples vistas: realice un seguimiento de sus campañas a través de una vista de lista, tablero, calendario y carga de trabajo, entre otros.
• Equilibrio perfecto de funciones y facilidad de uso:  ClickUp cae en la zona Goldilocks al incluir las funciones que desea sin la complejidad.

Posibles inconvenientes:

• La navegación puede ser confusa: las diferencias entre pestañas son sutiles.
• La implementación puede requerir una planificación significativa: debido a que es altamente personalizable, es posible que deba planificar sistemáticamente los flujos de trabajo para maximizar los beneficios de ClickUp.

12. Forecast

Con Forecast, puede poner todos sus proyectos, recursos y presupuestos en una herramienta conveniente. Una plataforma nativa de IA puede reducir significativamente su carga de trabajo administrativo.

Por qué es buena:

• Rastree fácilmente el ciclo de vida de los proyectos: puede asignar y asignar tareas y presupuesto para toda su operación de  PM a través de esta plataforma.
• Visualización de horarios: puede obtener información sobre la carga de trabajo de un miembro del equipo de un vistazo.
• Recopilar datos es fácil: ¿Quiere comparar una campaña actual con una anterior? Forecast facilita la obtención de datos.

Posibles inconvenientes:

• Actualizar entradas de tiempo y tareas puede ser tedioso: la entrada manual puede ser un proceso lento.
• No es ideal para equipos más grandes: los elementos de visualización pueden ser abrumadores si tiene muchas personas trabajando para usted.

13. Workfront

Workfront, la solución de Adobe para las necesidades de gestión de proyectos, se puede configurar según sus necesidades e incluye amplias integraciones, para que pueda seguir fácilmente los últimos desarrollos en sus proyectos.

Por qué es buena:

• Interfaz de usuario bien diseñada: Workfront es fácil de usar y visualmente atractivo.
• Información en tiempo real: Te mantiene al tanto de cualquier cambio de estado.
• Buena transparencia: esta plataforma ayuda a eliminar la confusión sobre quién se supone que debe hacer qué, ya que las partes interesadas y el alcance del proyecto son fácilmente visibles.

Posibles inconvenientes:

• Proceso de configuración prolongado: un alto nivel de personalización significa que Workfront requiere una configuración inicial más profunda.
• Puede ofrecer demasiados detalles: con Workfront, puede obtener tareas tan granulares como desee, lo que puede hacer que algunas personas se pierdan en los detalles.
• Encontrar tareas puede ser difícil: si no sabe a qué proyecto está asignada una tarea, puede ser difícil localizarla.

14. Workotter

Con WorkOtter, puede planificar recursos para sus campañas a nivel de proyecto, en lugar de a nivel de tarea. Una de las plataformas PM más fáciles de usar, es una excelente opción para el trabajo y proyectos de Marketing Digital.

Por qué es buena:

• Muy fácil de usar:  no es necesario ser un experto en tecnología para usar WorkOtter para la gestión de proyectos.
• Buenas herramientas de comunicación e informes:  la información en tiempo real mantiene a todo su equipo en sintonía.
• Bueno para la gestión de recursos:  esta plataforma es útil para decidir exactamente dónde se asignarán sus recursos.

Posibles inconvenientes:

• Solo en la nube: no hay una versión local disponible, lo que puede ser problemático si intenta trabajar sin conexión.
• Soporte solo en inglés: esto puede presentar desafíos para los hablantes no nativos de inglés.

15. PSOHub

Esta versátil plataforma PM es tan útil para los equipos  como para las firmas de arquitectos o las empresas financieras. Tiene una gestión de proyectos predictiva que le permite proyectar con mayor precisión cómo se ejecutarán sus campañas.

Por qué es buena:

• Excelente funcionalidad de seguimiento del tiempo: PSOHub es una de las mejores plataformas para realizar un seguimiento del tiempo de su equipo, tanto a nivel grupal como individual.
• Integraciones de CRM:  esta plataforma se integra con Hubspot y otros CRM, por lo que puede realizar un seguimiento de sus campañas junto con las iniciativas de correo electrónico.
• Informes flexibles:  PSOHub le permite elegir los datos que desea incluir en los informes.

Posibles inconvenientes:

• Proceso de configuración que consume mucho tiempo:  puede llevar algún tiempo ingresar manualmente todas sus campañas y tareas en esta plataforma.
• Todos los usuarios deben tener el mismo nivel de licencia: No puedes tener unos usuarios en un nivel básico y otros en uno más complejo.

16. Notion

Notion es una aplicación colaborativa para tomar notas y un espacio de trabajo todo en uno que funciona mejor para administrar cualquier tipo de proyecto.

Por qué es buena:

• Potente toma de notas: Lista, texto, video o fragmentos de código, la función de toma de notas de Notion es imprescindible. Admite todo tipo de contenido y es una excelente manera de convertir sus notas en un recurso para la gestión de proyectos.
• Múltiples vistas de bases de datos: la gestión de tareas de Notion admite múltiples vistas, incluidas listas, hojas de cálculo, líneas de tiempo y tableros Kanban. Cada una de estas vistas se puede personalizar para adaptarse al proceso de su equipo.
• Wiki: con la aplicación para tomar notas de Notion, puede crear un espacio dedicado para compartir conocimientos. Información del producto, agenda del proyecto, políticas de la oficina u objetivos de la empresa, puede convertir cualquier información importante en Notion Wiki e invitar a los equipos a participar con solo un clic.
• Métodos abreviados de teclado: el uso de métodos abreviados de teclado de Notion hace que trabajar sea interesante y divertido. No necesitaría cambiar las manos entre el mouse y el teclado cada vez, lo que acelera su productividad y se convierte en un usuario profesional.

Otras características que definien Notion:

• Colaboración en tiempo real.
• Plantillas prefabricadas.
• Fuerte apoyo a la integración.

Cómo elegir entre las mejores herramientas para Gestión de Proyectos adecuadas para cubrir tus necesidades

Aquí te he intentado mostrar 16 opciones diferentes de herramientas de gestión de proyectos que pueden adaptarse a sus necesidades como profesional del Marketing Digital . Pero, ¿cómo eliges la adecuada para ti?

Depende de tí decidir qué funcionará mejor para tus necesidades. Pero con suerte, en este punto, te he dado suficiente información para comenzar y tomar una buena decisión. 😉